Aan de gang met Boekie

De Bitweter

Boekie op het web

Welkom

Aan de gang met Boekie

Nieuwe administratie maken

Administratie openen

Aanmelden

Potjes

Rekeningen

Geld onderweg

Licentie scherm

Hoofdscherm

Potjes scherm

Rekeningen scherm

Boeken

Reserveringen

Verdeling

Boekingen zoeken

Instellingenscherm

Wachtwoord wijzigen

Administratief jaar afsluiten

Backup

Foutscherm

 

Potjes

Rekeningen

Boekingen

 

Boekie is een boekhoudingprogramma waarbij geen boekhoudkennis vereist is.

In de plaats van de gebruikelijk grootboekrekeningen, dagboeken, balans, enzovoorts. Gebruikt Boekie alleen potjes en rekeningen.

Het idee achter Boekie is dat inkomsten verdeeld worden over potjes. Niet letterlijk, natuurlijk, maar in de computer.

De rekeningen geven aan waar het geld zich bevindt. Het geld bevindt zich op een girorekening, bankrekening of in de portemonnaie (ook wel kas genoemd).

Het geld dat zich op de rekeningen bevindt is voor een bepaald doel, dat is de betekenis van de potjes. Ieder potje heeft een saldo, dat aangeeft hoeveel geld er is voor dat doel.

Voorbeeld:

Laten we een voorbeeldadministratie aanmaken in Boekie.

Voor het aanmaken van een nieuwe administratie moeten de volgende stappen doorlopen worden. Dit is even wat werk maar de beloning is groot: Totaal inzicht in je inkomsten en uitgaven.

  1. Administratie aanmaken
  2. Potjes maken
  3. Rekeningen maken
  4. Inboeken beginsaldi van de rekening
  5. Invoeren van de reserveringen
  6. Inboeken beginsaldi van de potjes

 

Stap 1: Administratie aanmaken

Eerst moeten we een lege administratie aanmaken. Voer hiervoor de instructies uit in Nieuwe administratie maken. Vervolgens melden we ons aan bij de nieuwe administratie (zie aanmelden). En we geven de nieuwe administratie een nieuw wachtwoord (zie wachtwoord wijzigen).

 

Stap 2: Potjes maken

Zodra we aangemeld zijn in Boekie worden het potjes scherm en het rekeningen scherm geopend.

In het potjes scherm is ้้n potje zichtbaar "Balans".

In het rekeningen scherm zij een aantal standaard rekeningen aanwezig: "Geld onderweg", "Giro" en "Kas".

We gaan nu een aantal potjes aanmaken die we in ieder gavel nodig hebben in onze nieuwe administratie. Klik met de rechter muis knop in de lijst en kies de menu optie: "Nieuw...", maak nu een nieuw potje aan (zie nieuwe pot aanmaken). Maak op deze manier alle potjes aan die we nodig hebben. Onderstaand staat een voorbeeld lijst (Voer voorlopig alleen even de naam en omschrijving van de potjes in). Denk bijvoorbeeld aan:

  • Salaris (zet bij deze pot het vinkje "inkomsten pot" aan)
  • Huishouden
  • Zakgeld
  • Hypotheek/Huur
  • Verzekeringen
  • Kleding
  • Benzine
  • Onderhoud auto
  • Onroerendgoedbelasting
  • Water
  • Gas
  • Elektra
  • Tandarts
  • Telefoonkosten
  • Mobiele telefoonkosten
  • Verjaardagen
  • TV Gids
  • Wegenbelasting
  • Diversen (zet bij deze pot het vinkje "verschil pot" aan)

 

 
Het potjes scherm ziet er dan ongeveer als volgt uit (zie figuur rechts)

De vuistregels bij het maken van potjes luiden:

  • Maak een potje voor alle belangrijke (= hoge) bedragen.
  • Maak een potje voor iedere rekening die je krijgt (tenzij het kleine bedragen betreft waarin een beperkt inzicht voldoende is).
  • Stop geen uitgaven in ้้n potje die niet op het zelfde moment betaald moeten worden. B.v. als de TV gids in september betaald moet worden en de TV kabel elke maand, kun je ze voor het overzicht beter niet in ้้n potje vastleggen, maar in twee.

 

Stap 3: Rekeningen maken

Als we op het rekeningen scherm klikken zien we het rekeningen scherm met in de linker lijst drie rekeningen: Giro, Kas en Geld onderweg.

We gaan er even vanuit dat onze voorbeeld administratie twee giro rekeningen (of bank rekeningen natuurlijk) heeft. Dus we moeten rekeningen toevoegen en wijzigen zodat de lijst er als volgt uit komt te zien:

  • Giro Jaap
  • Giro Jans
  • Geld onderweg giro Jaap
  • Geld onderweg giro Jans
  • Kas

De bestaande giro rekening gaan we wijzigen: rechter klik op de rekening "Giro" en kies in het context menu "Wijzigen...". Het Rekening nieuw/wijzigen scherm wordt geopend. Type achter de naam " Jaap" en klok op OK.

De bestaande "Geld onderweg" rekening wijzigen we, op de zelfde manier, in: "geld onderweg giro Jaap".

Rechter muisklik vervolgens in de rekening lijst en kies: "Nieuw...", type in het Rekening nieuw/wijzigen scherm bij naam: "Giro Jans", klik op OK.

Rechter muisklik vervolgens in de rekening lijst en kies: "Nieuw...", in het Rekening nieuw/wijzigen scherm

  1. type bij naam: "Geld onderweg giro Jans"
  2. kies bij "Is "geld onderweg" rekening van:": "Giro Jans"
  3. klik op OK.

Nu ziet het rekeningen scherm er ongeveer uit als het plaatje rechts.

Voor een bespreking van het begrip: "Geld onderweg" zie geld onderweg.

Ook bij de rekeningen bevindt zich een "Kruisposten" rekening. Ook deze rekening is verborgen zodat hij niet zichtbaar is in het rekening scherm.

Voorbeeld administratie met rekeningen voor twee giro's en Kas.

Stap 4: Inboeken beginsaldi van de rekening

We gaan de saldi van alle rekeningen invoeren. Deze stap is erg eenvoudig. Alle rekening saldi worden geboekt op het potje "Balans".

Kies in het menu: "Gegevens, Boeken..."

Of: druk op Ctrl-B

En type in:

  1. Datum
  2. Rekening: Selecteer hier de rekening waarvan u het saldo wilt inboeken
  3. Pot: "Balans"
  4. Bedrag: Saldo van de rekening
  5. Af/Bij: Bij (als het saldo positief is) of Af (als het saldo negatief is)
  6. Omschrijving: "begin saldo" (of wat u maar wilt, zodanig dat u de boeking kunt herkennen als begin boeking)

Klik op OK of druk op Enter.

Herhaal deze stap voor alle rekeningen.

Ook voor de geld onderweg rekeningen kunt u al een saldo inboeken als van uitgaven (d.m.v. een pinpas, of andere elektronische betaling) weet die onderweg zijn, maar nog niet van de giro of bank afgeschreven. De geld onderweg rekeningen hebben in de regel een negatief saldo omdat we meestal alleen uitgaven die onderweg zijn boeken en niet inkomsten die nog moeten komen.

  • Als we veilig met geld om willen gaan moeten we inkomsten pas inboeken als we ze hebben ontvangen, niet eerder.

 

Als we klaar zijn met het inboeken van alle rekening saldi dan zien de rekeningen en potjes scherm er als volgt uit.

U kunt zien dat:

  1. De rekeningen "Giro Jaap", "Giro Jans" en "Kas" hebben nu het actuele saldo. Dit saldo is gelijk aan het saldo dat te zien is op het meest recente giro- (of bank-) afschrift, of in geval van de "Kas", wat er in de portemonnaie zit.
  2. Alle saldi zijn ingeboekt op het potje "Balans", het saldo van "Balans" is gelijk aan het totale saldo van de rekeningen.
  3. De begin saldo boekingen zijn alle drie terug te vinden bij potje "Balans", zie de boekingen in het potjesscherm in het nevenstaande plaatje.

 

 

Stap 5: Invoeren van de reserveringen

Natuurlijk hoort al uw geld niet op de pot "Balans", maar we hebben het daar even "geparkeerd" om het inboeken van de beginsaldi van de rekeningen te vereenvoudigen. We moeten nu gaan uitrekenen hoeveel er eigenlijk op de potjes hoort te staan. Want of u nou al een boekhouding had of niet, u heeft (als het goed is) altijd al geld achter de hand gehouden voor uitgaven die in de (nabije) toekomst lagen. Dus het geld wat zich nu op de verschillende giro of bankrekeningen en in kas bevindt is allemaal voor een bepaald doel (potje, dus).

Omdat Boekie ons kan helpen bij het inboeken van de saldi, maar dat niet kan als hij niet weet hoeveel we gaan reserveren. Dus we gaan eerst de reserveringen invoeren. Hiervoor moeten we van alle potjes vaststellen hoeveel geld we er per Week/Maand/Kwartaal/Jaar aan kwijt zijn. Als u voorheen geen boekhouding of zoiets bijgehouden heeft zullen sommige van deze cijfers moeilijk boven water te krijgen zijn. In dat geval moet u ze schatten, en later de reserveringen bijstellen als later blijkt dat u meer of minder blijkt kwijt te zijn. De onderstaande lijst geeft een voorbeeld van hoe uw bestedingspatroon eruit zou kunnen zien.

Potje Bedrag Per Toelichting Uit het rood halen*
Auto - Benzine 100,- Maand   Ja
Auto - Onderhoud 50,- Maand   Ja
Auto - Verzekering 540,- Jaar Volgende betaling eind September Ja
Auto - Wegenbelasting 140,- Kwartaal Volgende betaling eind September Ja
Balans -,-     Nee
Diversen -,-     Nee
Elektra 78,- Maand   Ja
Gas 30,- Maand   Ja
Huishouden 600,- Maand   Ja
Hypotheek/Huur 650,- Maand   Ja
Kleding 155,- Maand   Ja
Kruisposten -,-     Nee
Mobiele telefoonkosten 20,- Maand   Nee
Onroerendgoedbelasting 210,- Jaar Volgende betaling eind Mei (volgend jaar) Nee
Salaris -,-     Nee
Tandarts 25,- Maand   Ja
Telefoon 70,- Maand   Ja
TV Gids 42,- Jaar Volgende betaling eind December Nee
TV Kabel 13,- Maand   Ja
Verjaardagen 35,- Maand   Nee
Verzekeringen 1300,- Jaar   Nee
Water 115,- Kwartaal Volgende betaling eind September Nee
Zakgeld 140,- Maand   Nee


* Uit het rood halen: (Alleen van toepassing bij maandelijkse uitgaven) Betekent dat, als aan het eind van de maand het potje rood staat (d.w.z. negatief saldo), het potje aangevuld moet worden tot saldo 0,00 en dat daarbij vervolgens het normale reserveringsbedrag opgeteld moet worden.

Voorbeeld: We hebben (als gevolg van een verjaardag) teveel van het potje Huishouden uitgegeven. Aan het eind van de maand is het saldo € -45,00. Als nu "uit het rood halen" op Ja staat, dan wordt er door Boekie tijdens de verdeling € 645,- naartoe geboekt, indien Nee: wordt er € 600,- naartoe geboekt en zullen we dus de volgende maand de broeksriem moeten aanhalen (zuiniger moeten leven) want het beginsaldo van deze maand zal zijn: 600 - 45 = € 555,-.

Invoeren van de reserveringen is nu eenvoudig:
 
Klik op het potje met de rechter muisknop en kies "Wijzigen..." in het context menu (zie plaatje hiernaast).

 

Het Nieuw/wijzigen potje scherm wordt geopend. Vul nu in:
  1. Naam: niet wijzigen
  2. Omschrijving: niet wijzigen
  3. Reservering: 100
  4. vaste reservering*: Geen vinkje
  5. Per: Maand
  6. Volgende betaling: Niet van toepassing

Klik op OK, of druk op Enter.

 

* vaste reservering = "Niet uit het rood halen"

Onderstaand is nog een voorbeeld:

Het Nieuw/wijzigen potje scherm wordt geopend. Vul nu in:
  1. Naam: niet wijzigen
  2. Omschrijving: niet wijzigen
  3. Reservering: 210
  4. Vaste reservering*: Geen vinkje
  5. Per: Jaar
  6. Volgende betaling: Mei

Klik op OK, of druk op Enter.

 

* vaste reservering = "Niet uit het rood halen"

Herhaal dit voor alle potjes die in de tabel hierboven staan.

Als u voor alle potjes de reserveringen ingevoerd heeft kunt u het reserveringen scherm openen.

Kies in het menu: "Gegevens, Reserveringen..."

Type in bij: "Inkomsten per maand" de totale inkomsten per maand, dus het salaris van Jaap, Jans, de eventuele vervroegde teruggave van de belasting etc. In het bovenstaande voorbeeld ziet u dat ons voorbeeld gezin maandelijks nog ongeveer € 174,- overhoudt.

Stap 6: Inboeken beginsaldi van de potjes

Het inboeken van de beginsaldi is nu nog kinderspel, Boekie zal nu uitrekenen hoeveel er eigenlijk op ieder potje moet staan

Er van uitgaande dat het het eind van de maand is!!!

Het is dus het handigste om een nieuwe administratie te beginnen aan het eind van de maand.

Kies in het menu: "Gegevens, Verdelen...",

of druk: Ctrl-V: het verdelingsscherm wordt geopend (zie plaatje rechts).

De potjes die per jaar en per kwartaal betaald moeten worden behoeven nog wat aandacht, want de potjes waarvoor per maand gereserveerd wordt, daar moet gewoon het reserveringsbedrag naar toe. Het verdelingsscherm is eigenlijk bedoeld om uit te rekenen hoe het resterende bedrag over de resterende periode gespaard kan worden. Het gaat er nu om, om een goed start saldo te cre๋ren.

De volgende potjes moeten aangepast worden:

  1. Auto - Verzekering 540,- per jaar, te betalen in September
  2. Auto - wegenbelasting 140,- per kwartaal, te betalen in September
  3. Onroerendgoedbelasting 210,- per jaar, te betalen in Mei (volgend jaar)
  4. TV gids 42,- per jaar, te betalen in december
  5. Verzekeringen 1300,- per jaar, te betalen in September
  6. Water 115,- per kwartaal, te betalen in September

 

  1. In september moet er 540,- staan, het is volgende maand september, per maand reserveren we 540/12 = 45,-, dus moet er nu 540 - 45 = 495 staan.
  2. In september moet er 140,- staan, het is volgende maand september, per maand reserveren we 140/3 = 46,67 dus moet er nu 140 - 46,67 = 93,33 staan.
  3. In Mei moet er 210,- staan, het is Mei over 9 maanden, per maand reserveren we 210/12 = 17,5, dus moet er nu 210 - (9 x 17,5) = 52,50
  4. In december moet er 42 staan, het is december over 4 maanden, per maand reserveren we 42/12 = 3,5, dus moet er nu 42 - (4 x 3,5) = 28 staan
  5. In september moet er 1300,- staan, het is volgende maand september, per maand reserveren we 1300/12 = 108,33, dus moet er nu 1300 - 108,33 = 1191,67 staan
  6. In september moet er 115,- staan, het is volgende maand september, per maand reserveren we 115/3 = 38,33, dus moet er nu 115 - 38,33 = 76,67 staan
Deze bedragen kunnen we in dit scherm invoeren. Klik op de eerste regel die gewijzigd moet worden "Auto - Verzekering" en type in het tekst veld: "Bedrag" het juiste bedrag: 495,00.

Doe dit met alle bovenstaande potjes 1 t/m 6. Dat levert een verdelingsscherm zoals hiernaast afgebeeld.

Te zien is:

  1. Datum staat op vandaag (toen dit geschreven is)
  2. Alle bedragen worden overgeboekt van de pot "Balans"
  3. Het saldo op "Balans" is € 3205,60
  4. Het verschil tussen alle overboekingen en het saldo op "Balans" wordt weggeboekt op "Diversen"
  5. Het betreft hier de verdeling van de inkomsten van "Augustus"
  6. De omschrijving bij alle boekingen wordt: "Verdeling Augustus"

Onderaan het verdelingsscherm is te zien dat:

  1. De totale boekingen naar de potjes bedragen: € 3903,17
  2. Het verschil tussen de boekingen en het saldo op "Balans" is € -697,57 (dus een tekort van € 697,57). Dus de "Diversen" pot zal € 697,57 rood komen te staan (= tekort)

 

Klik nu op OK. En antwoord de vraag:

Door op "Yes" (of "Ja" als u een Nederlandse versie van Windows heeft) te klikken.

 

Nadat de overboekingen zijn verwerkt ziet het potjes scherm er als volgt uit (zie onderstaande plaatje)

U ziet aan de boekingen bij het potje "Balans" hoe het gehele saldo is verdeeld over de potjes. Onderaan staat de wegboeking van het verschil. Het verschil is weggeboekt op het potje "Diversen".

Te zien is:

  1. Alle potjes hebben nu het saldo dat ze behoren te hebben om de uitgaven die in de toekomst gedaan moeten worden te kunnen doen.
  2. De "Diversen" pot staat 697,57 rood. Hieruit blijkt dat Jaap, Jans en de kinderen in het verleden (voor dat ze met Boekie begonnen) niet voldoende gespaard hadden om alle toekomstige uitgaven te kunnen doen. Nu ze Boekie hebben kunnen ze perfect zien of ze voldoende gespaard hebben of niet.

Het bovenstaande moet een indruk geven van hoe een administratie te starten met Boekie.

Veel succes!!