Aan de gang met Boekie

In het potjes scherm is één potje zichtbaar "Balans".

In het rekeningen scherm zij een aantal standaard rekeningen aanwezig: "Geld onderweg", "Giro" en "Kas".

We gaan nu een aantal potjes aanmaken die we in ieder gavel nodig hebben in onze nieuwe administratie. Klik met de rechter muis knop in de lijst en kies de menu optie: "Nieuw...", maak nu een nieuw potje aan (zie nieuwe pot aanmaken). Maak op deze manier alle potjes aan die we nodig hebben. Onderstaand staat een voorbeeld lijst (Voer voorlopig alleen even de naam en omschrijving van de potjes in). Denk bijvoorbeeld aan:

• Salaris (zet bij deze pot het vinkje "inkomsten pot" aan)
• Huishouden
• Zakgeld
• Hypotheek/Huur
• Verzekeringen
• Kleding
• Benzine
• Onderhoud auto
• Onroerendgoedbelasting
• Water
• Gas
• Elektra
• Tandarts
• Telefoonkosten
• Mobiele telefoonkosten
• Verjaardagen
• TV Gids
• Wegenbelasting
• Diversen (zet bij deze pot het vinkje "verschil pot" aan)

De vuistregels bij het maken van potjes luiden:

• Maak een potje voor alle belangrijke (= hoge) bedragen.
• Maak een potje voor iedere rekening die je krijgt (tenzij het kleine bedragen betreft waarin een beperkt inzicht voldoende is).
• Stop geen uitgaven in één potje die niet op het zelfde moment betaald moeten worden. B.v. als de TV gids in september betaald moet worden en de TV kabel elke maand, kun je ze voor het overzicht beter niet in één potje vastleggen, maar in twee.

We gaan er even vanuit dat onze voorbeeld administratie twee giro rekeningen (of bank rekeningen natuurlijk) heeft. Dus we moeten rekeningen toevoegen en wijzigen zodat de lijst er als volgt uit komt te zien:

• Giro Jaap
• Giro Jans
• Geld onderweg giro Jaap
• Geld onderweg giro Jans
• Kas

De bestaande giro rekening gaan we wijzigen: rechter klik op de rekening "Giro" en kies in het context menu "Wijzigen...". Het Rekening nieuw/wijzigen scherm wordt geopend. Type achter de naam " Jaap" en klok op OK.

De bestaande "Geld onderweg" rekening wijzigen we, op de zelfde manier, in: "geld onderweg giro Jaap".

Rechter muisklik vervolgens in de rekening lijst en kies: "Nieuw...", type in het Rekening nieuw/wijzigen scherm bij naam: "Giro Jans", klik op OK.

Rechter muisklik vervolgens in de rekening lijst en kies: "Nieuw...", in het Rekening nieuw/wijzigen scherm

1. type bij naam: "Geld onderweg giro Jans"
2. kies bij "Is "geld onderweg" rekening van:": "Giro Jans"
3. klik op OK.

Nu ziet het rekeningen scherm er ongeveer uit als het plaatje rechts.

Voor een bespreking van het begrip: "Geld onderweg" zie geld onderweg.

Ook bij de rekeningen bevindt zich een "Kruisposten" rekening. Ook deze rekening is verborgen zodat hij niet zichtbaar is in het rekening scherm.

Voorbeeld administratie met rekeningen voor twee giro's en Kas.

Kies in het menu: "Gegevens, Boeken..."

Of: druk op Ctrl-B

En type in:

1. Datum
2. Rekening: Selecteer hier de rekening waarvan u het saldo wilt inboeken
3. Pot: "Balans"
4. Bedrag: Saldo van de rekening
5. Af/Bij: Bij (als het saldo positief is) of Af (als het saldo negatief is)
6. Omschrijving: "begin saldo" (of wat u maar wilt, zodanig dat u de boeking kunt herkennen als begin boeking)

Klik op OK of druk op Enter.

Herhaal deze stap voor alle rekeningen.

Ook voor de geld onderweg rekeningen kunt u al een saldo inboeken als van uitgaven (d.m.v. een pinpas, of andere elektronische betaling) weet die onderweg zijn, maar nog niet van de giro of bank afgeschreven. De geld onderweg rekeningen hebben in de regel een negatief saldo omdat we meestal alleen uitgaven die onderweg zijn boeken en niet inkomsten die nog moeten komen.

• Als we veilig met geld om willen gaan moeten we inkomsten pas inboeken als we ze hebben ontvangen, niet eerder.

U kunt zien dat:

1. De rekeningen "Giro Jaap", "Giro Jans" en "Kas" hebben nu het actuele saldo. Dit saldo is gelijk aan het saldo dat te zien is op het meest recente giro- (of bank-) afschrift, of in geval van de "Kas", wat er in de portemonnaie zit.
2. Alle saldi zijn ingeboekt op het potje "Balans", het saldo van "Balans" is gelijk aan het totale saldo van de rekeningen.
3. De begin saldo boekingen zijn alle drie terug te vinden bij potje "Balans", zie de boekingen in het potjesscherm in het nevenstaande plaatje.

Omdat Boekie ons kan helpen bij het inboeken van de saldi, maar dat niet kan als hij niet weet hoeveel we gaan reserveren. Dus we gaan eerst de reserveringen invoeren. Hiervoor moeten we van alle potjes vaststellen hoeveel geld we er per Week/Maand/Kwartaal/Jaar aan kwijt zijn. Als u voorheen geen boekhouding of zoiets bijgehouden heeft zullen sommige van deze cijfers moeilijk boven water te krijgen zijn. In dat geval moet u ze schatten, en later de reserveringen bijstellen als later blijkt dat u meer of minder blijkt kwijt te zijn. De onderstaande lijst geeft een voorbeeld van hoe uw bestedingspatroon eruit zou kunnen zien.

* Uit het rood halen: (Alleen van toepassing bij maandelijkse uitgaven) Betekent dat, als aan het eind van de maand het potje rood staat (d.w.z. negatief saldo), het potje aangevuld moet worden tot saldo 0,00 en dat daarbij vervolgens het normale reserveringsbedrag opgeteld moet worden.

Voorbeeld: We hebben (als gevolg van een verjaardag) teveel van het potje Huishouden uitgegeven. Aan het eind van de maand is het saldo € -45,00. Als nu "uit het rood halen" op Ja staat, dan wordt er door Boekie tijdens de verdeling € 645,- naartoe geboekt, indien Nee: wordt er € 600,- naartoe geboekt en zullen we dus de volgende maand de broeksriem moeten aanhalen (zuiniger moeten leven) want het beginsaldo van deze maand zal zijn: 600 - 45 = € 555,-.

Invoeren van de reserveringen is nu eenvoudig:
 

Klik op het potje met de rechter muisknop en kies "Wijzigen..." in het context menu (zie plaatje hiernaast).

Het Nieuw/wijzigen potje scherm wordt geopend. Vul nu in: Naam: niet wijzigen Omschrijving: niet wijzigen Reservering: 100 vaste reservering*: Geen vinkje Per: Maand Volgende betaling: Niet van toepassing Klik op OK, of druk op Enter.   * vaste reservering = "Niet uit het rood halen"

Onderstaand is nog een voorbeeld:

Het Nieuw/wijzigen potje scherm wordt geopend. Vul nu in: Naam: niet wijzigen Omschrijving: niet wijzigen Reservering: 210 Vaste reservering*: Geen vinkje Per: Jaar Volgende betaling: Mei Klik op OK, of druk op Enter.   * vaste reservering = "Niet uit het rood halen"

Herhaal dit voor alle potjes die in de tabel hierboven staan.

Als u voor alle potjes de reserveringen ingevoerd heeft kunt u het reserveringen scherm openen.

Kies in het menu: "Gegevens, Reserveringen..."

Type in bij: "Inkomsten per maand" de totale inkomsten per maand, dus het salaris van Jaap, Jans, de eventuele vervroegde teruggave van de belasting etc. In het bovenstaande voorbeeld ziet u dat ons voorbeeld gezin maandelijks nog ongeveer € 174,- overhoudt.

Er van uitgaande dat het het eind van de maand is!!!

Het is dus het handigste om een nieuwe administratie te beginnen aan het eind van de maand.

Kies in het menu: "Gegevens, Verdelen...",

of druk: Ctrl-V: het verdelingsscherm wordt geopend (zie plaatje rechts).

De potjes die per jaar en per kwartaal betaald moeten worden behoeven nog wat aandacht, want de potjes waarvoor per maand gereserveerd wordt, daar moet gewoon het reserveringsbedrag naar toe. Het verdelingsscherm is eigenlijk bedoeld om uit te rekenen hoe het resterende bedrag over de resterende periode gespaard kan worden. Het gaat er nu om, om een goed start saldo te creëren.

De volgende potjes moeten aangepast worden:

1. Auto - Verzekering 540,- per jaar, te betalen in September
2. Auto - wegenbelasting 140,- per kwartaal, te betalen in September
3. Onroerendgoedbelasting 210,- per jaar, te betalen in Mei (volgend jaar)
4. TV gids 42,- per jaar, te betalen in december
5. Verzekeringen 1300,- per jaar, te betalen in September
6. Water 115,- per kwartaal, te betalen in September

1. In september moet er 540,- staan, het is volgende maand september, per maand reserveren we 540/12 = 45,-, dus moet er nu 540 - 45 = 495 staan.
2. In september moet er 140,- staan, het is volgende maand september, per maand reserveren we 140/3 = 46,67 dus moet er nu 140 - 46,67 = 93,33 staan.
3. In Mei moet er 210,- staan, het is Mei over 9 maanden, per maand reserveren we 210/12 = 17,5, dus moet er nu 210 - (9 x 17,5) = 52,50
4. In december moet er 42 staan, het is december over 4 maanden, per maand reserveren we 42/12 = 3,5, dus moet er nu 42 - (4 x 3,5) = 28 staan
5. In september moet er 1300,- staan, het is volgende maand september, per maand reserveren we 1300/12 = 108,33, dus moet er nu 1300 - 108,33 = 1191,67 staan
6. In september moet er 115,- staan, het is volgende maand september, per maand reserveren we 115/3 = 38,33, dus moet er nu 115 - 38,33 = 76,67 staan

Doe dit met alle bovenstaande potjes 1 t/m 6. Dat levert een verdelingsscherm zoals hiernaast afgebeeld.

Te zien is:

1. Datum staat op vandaag (toen dit geschreven is)
2. Alle bedragen worden overgeboekt van de pot "Balans"
3. Het saldo op "Balans" is € 3205,60
4. Het verschil tussen alle overboekingen en het saldo op "Balans" wordt weggeboekt op "Diversen"
5. Het betreft hier de verdeling van de inkomsten van "Augustus"
6. De omschrijving bij alle boekingen wordt: "Verdeling Augustus"

Onderaan het verdelingsscherm is te zien dat:

1. De totale boekingen naar de potjes bedragen: € 3903,17
2. Het verschil tussen de boekingen en het saldo op "Balans" is € -697,57 (dus een tekort van € 697,57). Dus de "Diversen" pot zal € 697,57 rood komen te staan (= tekort)

Klik nu op OK. En antwoord de vraag:

Door op "Yes" (of "Ja" als u een Nederlandse versie van Windows heeft) te klikken.