| In Boekie worden alle boekingen
opgeslagen in een bestand. Om te voorkomen dat dit bestand
erg groot wordt is het aan te raden om aan het eind van het
jaar een nieuwe administratie te beginnen. Door middel van
het scherm "administratief jaar afsluiten" kunnen de saldi
van de potjes en rekeningen naar een nieuwe administratie
gekopieerd worden. In de oude administratie wordt niets
gewijzigd, maar zodra de administratie gekopieerd is kan er
natuurlijk beter niet meer in de oude administratie
geadministreerd worden. Als er onverhoopt al boekingen in
het nieuwe jaar zijn gemaakt worden deze boekingen ook naar
de nieuwe administratie gekopieerd. Het is dus op ieder
moment mogelijk om alsnog het financiële jaar af te sluiten.
Het "administratief jaar afsluiten" scherm wordt geopend
door:
- Klik in het hoofdmenu op "Bestand"
- Klik in het bestandmenu op: "Jaar afsluiten..."
(Op druk in het hoofdscherm op Ctrl-J)
Het scherm dat de huidige
administratie kopieert naar een nieuwe is in het
nevenstaande plaatje weergegeven. De volgende
gegevens zijn zichtbaar, of moeten ingevoerd worden:
- Administratie: is de huidige, geopende
administratie.
- Nieuwe administratie: kies hier de nieuwe
(lege) administratie waarin de saldi gekopieerd
moeten worden. (Zie ook
lege administratie aanmaken).
- Wachtwoord: voer hier het wachtwoord in van
de nieuwe administratie (als de nieuwe
administratie een nieuwe lege administratie is
dan is het wachtwoord "leeg", u kunt dit
natuurlijk altijd wijzigen, zie ook
wachtwoord wijzigen).
- Jaar dat afgesloten wordt: Kies hier het
jaar dat afgesloten wordt.
|
 |
Zodra u op OK klikt worden de
volgende handelingen uitgevoerd:
- De nieuwe administratie wordt leeggemaakt,
als de nieuwe administratie nog boekingen bevat
wordt u gevraagd of het goed is dat deze
verwijderd worden. Als het een lege
administratie is dan zitten er geen boekingen
in, dus als u deze vraag krijgt heeft u
kennelijk geen lege administratie gekozen bij
"Nieuwe administratie". Pas dus goed op als u
deze vraag krijgt, klik dan op Annuleer in het
"Administratief jaar afsluiten" scherm en
controleer of de gekozen nieuwe administratie
wel de juiste was.
- Alle potjes en rekeningen van de huidige
administratie worden gekopieerd naar de nieuwe
administratie.
- Alle saldi van de potjes en rekeningen
worden ingeboekt in de nieuwe administratie.
- Alle boekingen die in de oude administratie
al in het nieuwe jaar gemaakt waren, worden
gekopieerd naar de nieuwe administratie.
|
 |
| Zodra het scherm klaar is met
afsluiten van het jaar, wordt het nevenstaande
scherm getoond. Hierna kunt u het beste de oude
administratie afsluiten en verder werken in de
nieuwe.
Het is zeer beslist af
te raden in de oude administratie door te werken,
omdat dan de nieuwe administratie niet meer klopt
met de oude. |
 |
|
