Administratief jaar afsluiten

De Bitweter

Boekie op het web

Welkom

Aan de gang met Boekie

Nieuwe administratie maken

Administratie openen

Aanmelden

Potjes

Rekeningen

Geld onderweg

Licentie scherm

Hoofdscherm

Potjes scherm

Rekeningen scherm

Boeken

Reserveringen

Verdeling

Boekingen zoeken

Instellingenscherm

Wachtwoord wijzigen

Administratief jaar afsluiten

Backup

Foutscherm

 

Potjes

Rekeningen

Boekingen

 

In Boekie worden alle boekingen opgeslagen in een bestand. Om te voorkomen dat dit bestand erg groot wordt is het aan te raden om aan het eind van het jaar een nieuwe administratie te beginnen. Door middel van het scherm "administratief jaar afsluiten" kunnen de saldi van de potjes en rekeningen naar een nieuwe administratie gekopieerd worden. In de oude administratie wordt niets gewijzigd, maar zodra de administratie gekopieerd is kan er natuurlijk beter niet meer in de oude administratie geadministreerd worden.

Als er onverhoopt al boekingen in het nieuwe jaar zijn gemaakt worden deze boekingen ook naar de nieuwe administratie gekopieerd. Het is dus op ieder moment mogelijk om alsnog het financiŽle jaar af te sluiten.

Het "administratief jaar afsluiten" scherm wordt geopend door:

  1. Klik in het hoofdmenu op "Bestand"
  2. Klik in het bestandmenu op: "Jaar afsluiten..."

(Op druk in het hoofdscherm op Ctrl-J)

Het scherm dat de huidige administratie kopieert naar een nieuwe is in het nevenstaande plaatje weergegeven. De volgende gegevens zijn zichtbaar, of moeten ingevoerd worden:
  1. Administratie: is de huidige, geopende administratie.
  2. Nieuwe administratie: kies hier de nieuwe (lege) administratie waarin de saldi gekopieerd moeten worden. (Zie ook lege administratie aanmaken).
  3. Wachtwoord: voer hier het wachtwoord in van de nieuwe administratie (als de nieuwe administratie een nieuwe lege administratie is dan is het wachtwoord "leeg", u kunt dit natuurlijk altijd wijzigen, zie ook wachtwoord wijzigen).
  4. Jaar dat afgesloten wordt: Kies hier het jaar dat afgesloten wordt.
Zodra u op OK klikt worden de volgende handelingen uitgevoerd:
  1. De nieuwe administratie wordt leeggemaakt, als de nieuwe administratie nog boekingen bevat wordt u gevraagd of het goed is dat deze verwijderd worden. Als het een lege administratie is dan zitten er geen boekingen in, dus als u deze vraag krijgt heeft u kennelijk geen lege administratie gekozen bij "Nieuwe administratie". Pas dus goed op als u deze vraag krijgt, klik dan op Annuleer in het "Administratief jaar afsluiten" scherm en controleer of de gekozen nieuwe administratie wel de juiste was.
  2. Alle potjes en rekeningen van de huidige administratie worden gekopieerd naar de nieuwe administratie.
  3. Alle saldi van de potjes en rekeningen worden ingeboekt in de nieuwe administratie.
  4. Alle boekingen die in de oude administratie al in het nieuwe jaar gemaakt waren, worden gekopieerd naar de nieuwe administratie.
 
Zodra het scherm klaar is met afsluiten van het jaar, wordt het nevenstaande scherm getoond.

Hierna kunt u het beste de oude administratie afsluiten en verder werken in de nieuwe.

Het is zeer beslist af te raden in de oude administratie door te werken, omdat dan de nieuwe administratie niet meer klopt met de oude.